5 bí quyết để giao tiếp hiệu quả trong công việc

on January 13th, 2017

Bạn có từng cảm thấy chán nản trong công việc?

Một trong những nguyên nhân có thể nằm ở việc bạn đang giao tiếp chưa đủ hiệu quả để bày tỏ chính xác với đồng nghiệp những điều bạn muốn. Cùng điểm qua một số bí quyết cải thiện kĩ năng giao tiếp để lấy lại sự hăng hái trong công việc nhé.

Bí quyết 1: Chỉ hứa hẹn những việc bạn thật sự có thể làm

Luôn đồng ý trước mọi nhiệm vụ là một thái độ có thể giúp ích cho sự nghiệp của bạn, nhưng bạn sẽ rất dễ bị sa đà vào tình trạng quá tải khi tự bắt mình phải làm vừa lòng tất cả mọi người. Lời nói dễ nghe đến đâu cũng không thể sánh bằng hành động. Vậy nên, cho dù bạn có hứa nhiều đến đâu mà không thực hiện thì đồng nghiệp sẽ vẫn rất thất vọng về bạn. Hãy giữ sự nhất quán trong việc làm những việc mình đã nói và nói những việc mình sẽ làm.

Nếu bạn nói bạn sẽ hoàn thành bài báo cáo trong ngày thứ Sáu thì hãy cố gắng hoàn thành nó trong ngày thứ Sáu. Nếu bạn không thể làm kịp thì đừng nên hứa hẹn. Lời từ chối trước sẽ luôn dễ nói hơn lời xin lỗi khi không thể hoàn thành. Việc này có ý nghĩa cực kì quan trọng vì nó có thể giúp bạn lấy được niềm tin và sự tôn trọng từ mọi người.

Bí quyết 2: Đừng đợi đến khi công việc quá tải

Dù bạn áp dụng bí quyết 1 tốt đến đâu thì vẫn sẽ có lúc bạn cảm thấy bị quá tải với khối lượng công việc. Đây là lúc mà khả năng giao tiếp sẽ thể hiện tầm quan trọng đối với sự thành công về mặt lâu dài của bạn. Giải pháp chính là bạn nên tới gặp và nói chuyện với cấp trên ngay khi bạn thấy mình cần được giúp đỡ, hoặc khi bạn cảm thấy mình không thể hoàn thành mọi thứ được giao trong thời gian quy định. Hãy hỏi xem bạn có thể được nhận sự giúp đỡ nào hay có thể được dời thời hạn hoàn thành hay không. Thà “chậm mà chắc” phải không nào?

Bí quyết 3: Chia sẻ những thông tin bổ ích với đồng nghiệp

Một trong những cách tốt nhất để được công nhận là một nhân viên thú vị, có hiểu biết và biết quan tâm tới người xung quanh chính là chia sẻ những thông tin bổ ích cho đồng nghiệp. Bạn không cần dành quá nhiều thời gian cho việc này, nhưng nếu bạn đang lướt web, nghe radio hay đọc báo và nhận thấy có thông tin gì đó có thể hữu dụng hay thú vị đối với các đồng nghiệp của mình, hãy dành một ít phút để chia sẻ những thông tin đó với họ. Đây là cách tốt để bạn trao đổi với mọi người nhiều hơn, qua đó mọi người cùng cập nhật các thông tin mới và hiểu thêm về cách diễn đạt của nhau.

Bí quyết 4: Tăng hiệu quả giao tiếp bằng danh sách những việc cần trao đổi

Thay vì “bắn” một email cho đồng nghiệp mỗi khi bạn có việc cần trao đổi, hãy cố gắng dồn các câu hỏi của bạn vào một cuộc hội thoại duy nhất – cho dù là bằng lời nói hay bằng email. Điều này giúp tiết kiệm thời gian và tăng hiệu suất cho những người bạn làm việc cùng. Để tổng hợp và hệ thống hóa những ý kiến của bạn, hãy tạo một danh sách những điều cần trao đổi với người mà bạn muốn nói chuyện, bắt đầu bằng tên của người đó và kèm theo sau là việc bạn muốn hỏi.

Ví dụ:

Sếp: Hỏi ý kiến sếp về báo giá cho khách hàng, xác nhận thời hạn hoàn thành.

Đồng nghiệp A: Cập nhật tiến độ giao hàng, thời gian bắt đầu bản thảo thiết kế.

Bí quyết 5: Sử dụng những câu hỏi mở trong giao tiếp

Giao tiếp tốt không chỉ bao gồm việc bạn thể hiện được ý kiến của bản thân, mà còn ở việc bạn đã đưa ra đúng loại câu hỏi để nhận về tối đa lượng thông tin mà bạn cần hay không. Một trong những cách đơn giản nhất để cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn chính là sử dụng những câu hỏi mở trong cuộc hội thoại.

Những câu hỏi này thường mở đầu bằng “Ai?”, “Cái gì?”, “Khi nào?”, “Ở đâu?”, “Tại sao?” và “Bằng cách nào?” nhằm gợi ý người trả lời mở rộng phạm vi được hỏi hơn. Những câu hỏi “Có hoặc Không” sẽ chẳng cho bạn thông tin gì nhiều, thường chỉ là xác nhận cho một vấn đề cụ thể và giới hạn nội dung bạn nhận được.

Bí quyết chính là hãy tập trung lắng nghe câu trả lời và chuẩn bị những câu hỏi tiếp theo dựa trên những câu trả lời đó cho tới khi cả hai bên hoàn toàn rõ ràng về những bước hành động sắp tới.

Với năm bí quyết trên đây, hi vọng bạn sẽ có những cuộc trao đổi hiệu quả trong môi trường công sở, từ đó thoải mái hơn trong công việc của bản thân.

Theo Monster